Procedura wyjazdowa – przed wyjazdem zagranicznym
Osoba ubiegająca się o wyjazd zobowiązana jest złożyć wniosek do Rektora-Komendanta o wyrażenie zgody na wyjazd, z zachowaniem oficjalnej drogi służbowej zgodnie z obowiązującym, wewnątrzuczelnianym systemem obiegu dokumentacji. Osoba ubiegająca się o wyjazd zobowiązana jest do uzyskania niezbędnych akceptacji / opinii:
1. W przypadku wyjazdów pracowników:
• Bezpośredniego Przełożonego
• Odpowiedniego Prorektora do charakteru wyjazdu:
a) Wyjazdy żołnierzy – Prorektor ds. wojskowych;
b) Wyjazdy o charakterze szkoleniowym – Prorektor ds. kształcenia;
c) Wyjazdy na konferencje – Prorektor ds. naukowych.
W przypadku nieobecności odpowiedniego Prorektora, do charakteru wyjazdu, osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest do uzyskania opinii Prorektora, którego kompetencje są najbardziej zbliżone do charakteru wyjazdu.
• Kierownika Biura Współpracy Międzynarodowej;
• Kwestora.
2. W przypadku wyjazdów studentów wojskowych:
• Dowódcy Plutonu
• Dowódcy Kompanii
• Dowódcy Batalionu
• Szefa Pionu Ogólnego
• Biura Obsługi Studentów
• Dziekana
• Kierownika Ośrodka Szkoleniowego (jeśli dotyczy)
• Opiekuna Praktyk (jeśli dotyczy)
• Prorektora ds. studenckich
• Kierownika Biura Współpracy Międzynarodowej
• Kwestora
3. W przypadku studentów cywilnych:
• Biura Obsługi Studentów
• Dziekana
• Kierownika ośrodka szkoleniowego (jeśli dotyczy)
• Opiekuna Praktyk (jeśli dotyczy)
• Prorektora ds. studenckich
• Kierownika Biura Współpracy Międzynarodowej
• Kwestora
Wniosek powinien zawierać:
a) Cel i uzasadnienie wyjazdu;
b) Listę osób wyjeżdżających w przypadku wyjazdu więcej niż 1 os.;
c) Czas trwania przedsięwzięcia;
d) Miejsce realizacji przedsięwzięcia;
e) Pozycja z Planu Współpracy Międzynarodowej LAW (jeśli wyjazd jest w nim ujęty)
f) Wybrany środek transportu;
g) Źródło finansowania wyjazdu.
Zgodnie z Zarządzenia Rektora – Komendanta LAW nr 60 z dnia 8.07.2021r., osoby ubiegające się o służbowy wyjazd zagraniczny, zobowiązane są dołączyć do wniosku skierowanego do Rektora - Komendanta certyfikat językowy lub inny dokument potwierdzający znajomość języka angielskiego lub innego języka obcego będącego językiem wykładowym danego przedsięwzięcia zagranicznego.
W przypadku nieposiadania żadnego z ww. certyfikatów oraz dokumentów osoba wyjeżdżająca zostaje skierowana na egzamin potwierdzający znajomość języka angielskiego w Studium Języków Obcych LAW.
Zalecany poziom znajomości języka angielskiego lub innego języka obcego wykładowego w uczelni lub instytucji przyjmującej:
• poziom B1+ lub 2,2,2,2 wg STANAG 6001, 70% z egzaminu ECL - minimalny przy wyjazdach o charakterze szkoleniowym;
• poziom B2 lub 3,2,3,2 wg STANAG 6001, 75% z egzaminu ECL -minimalny przy wyjazdach o charakterze dydaktycznym, w celu udziału w konferencjach naukowych oraz w przypadku innych zagranicznych wyjazdów służbowych.
Po otrzymaniu zgody Rektora – Komendanta na wyjazd zagraniczny, należy niezwłocznie dostarczyć ww. wniosek do Biura Współpracy Międzynarodowej w celu rozpoczęcia procedur wyjazdowych oraz zakupu biletów lotniczych / rozpoczęcia procedury wizowej.
Wyjeżdżający zobowiązany jest przekazać następujące dane, w celu przygotowania dokumentów wyjazdowych przez Biuro Współpracy Międzynarodowej:
• Imię i nazwisko
• Stopień wojskowy / tytuł naukowy
• Telefon kontaktowy
• (dydaktyczna) jednostka organizacyjna
• Nr pesel
• Nr dowodu osobistego / paszportu
• Środek transportu, którym odbędzie się podróż
• Preferowane daty wylotu i powrotu (daty mogą ulec zmianie w zależności od dostępności oraz cen biletów)
• Cel wyjazdu
• Źródło finansowania
• Koszty zapewnione przez organizatora (wyżywienie, noclegi, dojazd z lotniska/ dworca kolejowego, transport miejski)
Po otrzymaniu powyższych danych, pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej może zarezerwować oraz zakupić bilety lotnicze po uprzedniej konsultacji z wyjeżdżającym (w przypadkach wylotu samolotem) oraz przygotować Formularz naliczeniowy na wyjazd zagraniczny.
Po otrzymaniu sprawdzonych przez Kwesturę dokumentów, pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej poinformuje osobę wyjeżdżającą o konieczności odbioru z Biura Współpracy Międzynarodowej Formularza naliczeniowego w celu złożenia przez nią podpisu, a następnie uzyskania podpisu Kwestora.
Po uzyskaniu akceptacji Kwestora, wyjeżdżający zobowiązany jest dostarczyć podpisany Formularz naliczeniowy na wyjazd zagraniczny do Biura Współpracy Międzynarodowej. Po otrzymaniu ww. dokumentu, pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej przedkłada do akceptacji Rektora - Komendanta: Formularz naliczeniowy, Polecenie wyjazdu służbowego za granicę oraz NATO Travel Order (w przypadku wyjazdów żołnierzy). Po podpisaniu powyższych dokumentów przez Rektora - Komendanta, wyjeżdżający zobowiązany jest odebrać je z Biura Współpracy Międzynarodowej. Dokumenty te uprawniają wyjeżdżającego do podróży zagranicznej oraz do odbioru zaliczki z kwestury.
Po powrocie ze służbowego wyjazdu zagranicznego, wyjeżdżający zobowiązany jest do złożenia w Biurze Współpracy Międzynarodowej sprawozdania z ww. wyjazdu oraz przekazania niezbędnych danych oraz dokumentów (faktury, paragony potwierdzenia opłat/uczestnictwa oraz innego rodzaju potwierdzeń poniesionych wydatków w trakcie wyjazdu służbowego) do przygotowania rozliczenia przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej, w terminie czternastu dni od dnia zakończenia podróży.
W przypadku wyjazdów nauczycieli akademickich na konferencje naukowe, nauczyciel akademicki zobowiązany jest po zrealizowaniu wyjazdu służbowego do złożenia do Biura Współpracy Międzynarodowej:
• Sprawozdania zawierającego zaobserwowane lub poznane, konkretne, innowacyjne rozwiązania naukowe możliwe do wykorzystania w dalszych badaniach naukowych oraz w pracy dydaktycznej w uczelni, które następnie zostaną przesłane innym nauczycielom akademickim uczelni za pośrednictwem poczty e-mail w domenie law.mil.pl;
• Programu konferencji ze wskazaniem zgłoszonego artykułu;
• Kserokopii opublikowanego w materiałach konferencyjnych streszczenia, o ile takie materiały były wydane;
• Kserokopii opublikowanego artykułu oraz przekazania do Biblioteki Głównej Uczelni materiałów informacyjnych pozyskanych w rezultacie wyjazdu za granicę, mających istotne znaczenie naukowo- dydaktyczne.
Pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej poinformuje wyjeżdżającego o możliwości odbioru rozliczenia. Po odebraniu ww. dokumentu, wyjeżdżający zobowiązany jest udać się do Kwestury w celu finalizacji kwestii finansowych związanych z wyjazdem zagranicznym.
Po powrocie ze służbowego wyjazdu zagranicznego, wyjeżdżający zobowiązany jest do przygotowania Sprawozdania z wyjazdu służbowego za granicę. Sprawozdanie winno być zatwierdzone przez bezpośredniego przełożonego oraz Prorektora właściwego do charakteru wyjazdu. Sprawozdanie przekazywane jest przez BWM do zatwierdzenia przez Rektora-Komendanta.
