Osoba ubiegająca się o wyjazd zobowiązana jest, co najmniej miesiąc przed wyjazdem, złożyć wniosek do Rektora-Komendanta o wyrażenie zgody na wyjazd, z zachowaniem oficjalnej drogi służbowej zgodnie z obowiązującym, wewnątrzuczelnianym systemem obiegu dokumentacji. Osoba ubiegająca się o wyjazd zobowiązana jest do uzyskania niezbędnych akceptacji / opinii:
1. W przypadku wyjazdów pracowników:
- Przełożony
- Odpowiedniego Prorektora do charakteru wyjazdu:
a) Wyjazdy żołnierzy – Prorektor ds. wojskowych
b) Wyjazdy o charakterze szkoleniowym – Prorektor ds. kształcenia
c) Wyjazdy na konferencje – Prorektor ds. naukowych
W przypadku nieobecności odpowiedniego Prorektora, do charakteru wyjazdu, osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest do uzyskania opinii Prorektora, którego kompetencje są najbardziej zbliżone do charakteru wyjazdu.
- Biura ds. Współpracy Międzynarodowej
- Kwestor
2. W przypadku wyjazdów studentów wojskowych:
- Dowódca Plutonu
- Dowódca Kompanii
- Dowódca Batalionu
- Szef Pionu Ogólnego
- Biuro Obsługi Studentów
- Dziekan
- Kierownik ośrodka szkoleniowego (jeśli dotyczy)
- Opiekun Praktyk (jeśli dotyczy)
- Prorektor ds. studenckich
- Biuro ds. Współpracy Międzynarodowej
- Kwestor
3 W przypadku studentów cywilnych:
- Biuro Obsługi Studentów
- Dziekan
- Kierownik ośrodka szkoleniowego (jeśli dotyczy)
- Opiekun Praktyk (jeśli dotyczy)
- Prorektor ds. studenckich
- Biuro ds. Współpracy Międzynarodowej
- Kwestor
Po otrzymaniu zgody Rektora – Komendanta na wyjazd zagraniczny, należy niezwłocznie dostarczyć ww. wniosek do Biura ds. Współpracy Międzynarodowej w celu rozpoczęcia procedur wyjazdowych oraz zakupu biletów lotniczych / rozpoczęcia procedury wizowej.
Wyjeżdżający zobowiązany jest przekazać następujące dane, w celu przygotowania dokumentów wyjazdowych przez Biuro ds. Współpracy Międzynarodowej:
- Imię i nazwisko
- Stopień wojskowy / tytuł naukowy
- telefon kontaktowy
- (dydaktyczna) jednostka organizacyjna
- nr PESEL
- nr dowodu osobistego / paszportu
- środek transportu, którym odbędzie się podróż
- preferowane daty wylotu i powrotu (daty mogą ulec zmianie w zależności od dostępności oraz cen biletów)
- cel wyjazdu
- źródło finansowania
- koszty zapewnione przez organizatora (wyżywienie, noclegi, dojazd z lotniska/ dworca kolejowego, transport miejski)
Po otrzymaniu powyższych danych, pracownik Biura ds. Współpracy Międzynarodowej może zarezerwować oraz zakupić bilety lotnicze po uprzedniej konsultacji z wyjeżdżającym (w przypadkach wylotu samolotem) oraz przygotować Formularz naliczeniowy na wyjazd zagraniczny.
Po otrzymaniu sprawdzonych przez Kwesturę dokumentów, pracownik Biura ds. Współpracy Międzynarodowej poinformuje osobę wyjeżdżającą o konieczności odbioru z Biura ds. Współpracy Międzynarodowej Formularza naliczeniowego w celu złożenia przez nią podpisu, a następnie uzyskania podpisu Kwestora.
Po uzyskaniu akceptacji Kwestora, wyjeżdżający zobowiązany jest dostarczyć podpisany Formularz naliczeniowy na wyjazd zagraniczny do Biura ds. Współpracy Międzynarodowej. Po otrzymaniu ww. dokumentu, pracownik Biura ds. Współpracy Międzynarodowej przedkłada do akceptacji Rektora - Komendanta: Formularznaliczeniowy, Polecenie wyjazdu służbowego za granicę oraz NATO Travel Order (w przypadkuwyjazdów żołnierzy). Po podpisaniu powyższych dokumentów przez Rektora - Komendanta, wyjeżdżający zobowiązany jest odebrać je z Biura ds. Współpracy Międzynarodowej. Dokumenty te uprawniają wyjeżdżającego do podróży zagranicznej oraz do odbioru zaliczki z kwestury
Procedura wyjazdowa – po powrocie z wyjazdu zagranicznego
- sprawozdania zawierającego zaobserwowane lub poznane, konkretne, innowacyjne rozwiązania naukowe możliwe do wykorzystania w dalszych badaniach naukowych oraz w pracy dydaktycznej w uczelni, które następnie zostaną przesłane innym nauczycielom akademickim uczelni za pośrednictwem poczty e-mail w domenie law.mil.pl;
- programu konferencji ze wskazaniem zgłoszonego artykułu;
- kserokopii opublikowanego w materiałach konferencyjnych streszczenia, o ile takie materiały były wydane;
- kserokopii opublikowanego artykułu oraz przekazania do Biblioteki Głównej Uczelni materiałów informacyjnych pozyskanych w rezultacie wyjazdu za granicę, mających istotne znaczenie naukowo- dydaktyczne.
Pracownik Biura ds. Współpracy Międzynarodowej poinformuje wyjeżdżającego o możliwości odbioru rozliczenia. Po odebraniu ww. dokumentu, wyjeżdżający zobowiązany jest udać się do Kwestury w celu finalizacji kwestii finansowych związanych z wyjazdem zagranicznym.
