Powiadomienie o utworzeniu organizacji należy złożyć do Rektora-Komendanta Akademii Sztuki Wojennej za pośrednictwem prorektora ds. studenckich.

Powiadomienie powinno zawierać:

2) Nazwę jednostki organizacyjnej, przy której uczelniana organizacja działa lub informację o tym, że organizacja ma charakter ogólnoakademicki;

3) Listę założycieli w liczbie co najmniej pięciu studentów lub doktorantów Akademii, zawierającą:

a) imię i nazwisko;

b) jednostkę organizacyjną / wydział;

c) rok studiów;

d) numer albumu;

e) własnoręczny podpis.

4) imię i nazwisko osoby wyznaczonej do reprezentowania uczelnianej organizacji, numer telefonu oraz adres e-mail;

5) imię i nazwisko oraz stopień naukowy osoby przewidzianej na opiekuna organizacji to jest nauczyciela akademickiego (posiadającego co najmniej stopień naukowy doktora), zatrudnionego w Akademii, nazwę jednostki organizacyjnej, numer telefonu oraz adres e-mail;

6) podpis opiekuna uczelnianej organizacji.

Do powiadomienia o utworzenia uczelnianej organizacji należy dołączyć Regulamin uczelnianej organizacji. 

1) Pełną nazwę organizacji;

2) Nazwę jednostki organizacyjnej, przy której uczelniana organizacja działa lub informację o tym, że organizacja ma charakter ogólnoakademicki;

3) Cele oraz sposoby ich realizacji;

4) Zasady nabywania i utraty członkostwa;

5) Sposób powoływania władz organizacji, zakres ich kompetencji oraz czas trwania kadencji;

6) Sposób reprezentacji organizacji;

7) Tryb uchwalania regulaminu i jego zmian;

8) Tryb podjęcia decyzji o rozwiązaniu organizacji.

Regulamin musi być opatrzony podpisem opiekuna.

Do powiadomienia o utworzeniu organizacji oraz regulaminu należy dostarczyć:

1) Uchwałę dot. regulaminu organizacji,

2) Uchwałę powołującą osobę do reprezentowania organizacji,

3) Uchwałę powołującą opiekuna organizacji,

3) Protokół z posiedzenia dot. uchwalenia regulaminu organizacji, powołania osoby reprezentującej organizację i opiekuna.